Згоди на обробку персональних даних, для чого вони? Електронна трудова книжка Веб-портал ПФУ — це зручно, сучасно, іноваційно

Актуально
Наприкінці 2019 року, було чимало змін у законодавстві. Однією зі змін для роботодавця стало запровадження електронного обліку трудової діяльності працівників. Стали питання як і з чого почати реалізацію цих новацій?
Постановою КМУ від 27.11.2019 № 1084 затверджено Порядок обліку трудової діяльності працівника, фізичної особи — підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі.
Трудова книжка у звичній для всіх формі — паперовій зазначеною Постановою не скасована. Водночас на зміну їй з’являється електронна трудова книжка, яку доцільно вважати документом про трудову діяльність працівника, складеним та оформленим в електронній формі.
Порядком № 1084 передбачено, що облік може вестися як страхувальником, тобто роботодавцем, так і застрахованою особою, тобто особисто працівником.
Якщо облік здійснюватиме роботодавець, то працівник має дозволити йому це, адже йдеться про особові дані. Тобто працівник має надати своєму роботодавцю згоду на обробку відповідних персональних даних в електронній формі. Оскільки роботодавець лише передаватиме їх, а оброблятимуться вони в Пенсійному фонді України (ПФУ), згоду АТ «ДНІПРОАЗОТ» надає саме цьому органу.
Отже, спершу працівник має надати згоду в паперовій формі, а роботодавець потім її відсканує та передасть до ПФУ.
Головне управління ПФУ в Дніпропетровській області своїм листом попросило АТ «ДНІПРОАЗОТ» подати через веб-портал електронних послуг Пенсійного фонду України скановані копії трудових книжок працівників, та акцентувало увагу на тому, що невід’ємною складовою відомостей, поданих до ПФУ, є сканована копія Згоди працівника щодо надання дозволу на обробку його персональних даних, форма якої рекомендована ПФУ.
У разі подання відомостей про свою трудову діяльність особисто застрахованою особою, тобто працівником, згода надаватиметься ним власноруч в електронному кабінеті на веб-порталі електронних послуг ПФУ шляхом проставляння позначки про надання такого дозволу.
Дані в електронній формі — це відомості про трудову діяльність працівника. Подаватимуться вони до ПФУ через його веб-портал електронних послуг у вигляді сканованих копій з обов’язковим накладенням страхувальником, тобто підприємством, або працівником кваліфікованого електронного підпису (далі — КЕП).
Скановані копії трудової книжки працівника та/або документів, що підтверджують трудовий стаж мають містити всі сторінки та поля відповідних документів, та бути придатними для сприйняття їх змісту (зокрема, дані про серію та номер бланків документів). Тобто якщо сканована копія буде такою, яку не можна прочитати, спеціалістами ПФУ вона прийнята не буде.
Подальші дії здійснюватиме відповідальна особа органу ПФУ, яка оцифровуватиме скановані копії документів через доповнення персональної облікової картки застрахованої особи в реєстрі застрахованих осіб.
Ці скановані дані можуть бути подані також і в оцифрованому вигляді. Тобто оцифрувати їх може особа самостійно та подати не в сканованому, а в уже оцифрованому вигляді.
Веб-портал електронних послуг ПФУ – це сучасний онлайн-сервіс. На сьогодні дозволяє громадянам переглядати всю інформацію про свою трудову діяльність за даними звітних відомостей роботодавця, про сплачені страхові внески з 1998 року та вносити відомості про свою трудову діяльність.
Необхідно також зазначити про способи реєстрації на веб-порталі ПФУ.
Передбачено два способи реєстрації на веб-порталі ПФУ: шляхом подання заяви для реєстрації, або онлайн-реєстрація з використанням ЕЦП.
Перший спосіб — реєстрація за заявою, передбачає особисте відвідування ПФУ та складається з трьох кроків.
Крок 1. Відвідати найближче територіальне управління ПФУ та оформити заяву. Для цього фізичній особі треба мати при собі паспорт та ідентифікаційний номер платника податків, юридичній особі — документ, що посвідчує її належність до підприємства. На цьому етапі в управління можна принести вже заповнену заяву. На вебпорталі викладено її зразок, який треба лише роздрукувати та внести потрібні дані. Якщо оформлення заяви викликає запитання, то спеціалісти ПФУ можуть у цьому допомогти. Унесені в заяву відомості перевіряються спеціалістом та вносяться до інформаційної системи ПФУ. Друкується розписка про одержання заяви, а також «реєстраційний код». Цей код потрібен для первинної реєстрації на вебпорталі. До моменту закінчення реєстрації він зберігається в таємниці.
Крок 2. Після отримання реєстраційного коду слід зайти на вебпортал ПФУ, вибрати пункт меню «Реєстрація» в закладці «Реєстрація за заявою», заповнити реєстраційну форму, використовуючи реєстраційний код, заповнити адресу електронної скриньки, внести логін та пароль (з метою захисту персональних даних бажано, щоб вони не містили справжніх імен та прізвищ).
Крок 3. На електронну адресу, вказану особою, що реєструється, надійде лист про підтвердження реєстрації. Після підтвердження надійде повідомлення з веб-порталу про успішне закінчення реєстрації і можливість користування послугами в електронному вигляді.
Увага! ПФУ наголошує реєструватися на вебпорталі потрібно лише один раз. З метою захисту персональних даних під час реєстрації за заявою інформацію на вебпорталі буде знеособлено. Виписки надходитимуть без зазначення прізвища, імені та по батькові, без ідентифікаційного номера платника податків чи даних паспорта.
Другий спосіб — на вебпорталі за ЕЦП зареєструватися можна вдома, на роботі, в будь-якому зручному місці та у зручний час. Процедура реєстрації є максимально спрощеною та займе декілька хвилин. Після входу на веб-портал електронних послуг ПФУ слід обирати пункт головного меню «Вхід» та виконати перший вхід на вебпортал за ЕЦП (закладка «За ЕЦП»).
Далі з наведеного переліку треба вибрати орган, за допомогою якого створено електронний ключ, та сам ключ. ЕЦП може міститися на будь-якому носії (флешка чи жорсткий диск комп’ютера). Далі потрібно ввести пароль і після закінчення можна користуватися електронними послугами вебпорталу.
Можливо зауважити, що ЕЦП видається в одному із акредитованих центрів сертифікації ключів. Одним із кваліфікованих надавачей електронних довірчих послуг є Акціонерне товариство комерційний банк «ПРИВАТБАНК» (наразі це найлегший спосіб для осіб, які мають зареєстрований власний кабінет в інтернет-банку Приват-24).
Також можливо зауважити: якщо спеціалісти ПФУ виявлять відсутність у трудовій книжці необхідних записів або неправильні чи неточні записи про періоди роботи (або інші розбіжності), то до електронного кабінету застрахованої особи на вебпорталі електронних послуг ПФУ буде надіслано відповідне повідомлення.
І наостанок підсумуємо: облік трудової діяльності в електронній формі забезпечить накопичення, зберігання та використання інформації про набутий працівником стаж роботи, освіту, кваліфікацію для підтвердження наявного трудового стажу під час укладання трудового договору, призначення пенсій та для інших цілей, передбачених законодавством.
Особливо це стосується періодів до 01.07.2000, оскільки до цієї дати не вівся персоніфікований облік та трудова книжка була єдиним підтверджувальним документом щодо набутого працівником стажу.
Зазначимо, що АТ «ДНІПРОАЗОТ» перше підприємство у місті яке долучилося до проекту «електронна трудова книжка». Адміністрація підприємства на чолі з Головою Правління АТ «ДНІПРОАЗОТ» Сідоровим С.Л. запровадило цю новацію тому що АТ «ДНІПРОАЗОТ» сучасне підприємство яке виконує норми чинного законодавства, піклується про працівників підприємства, та дає їм можливість крокувати у ногу з сучасним світом.
Тож, цей рік, який є роком місцевих виборів, показує, що лише ті підприємства, де керівництво турбується про своїх працівників, а також ті політичні сили які турбуються За майбутнє, мають право бути присутніми на політичній арені нашого міста Кам’янське, та Кам’янського району!